Sinds 2016 doen we voor woningcorporatie Trudo al het planmatig onderhoud, gecombineerd met het verduurzamen van de woningen. Ál het planmatig onderhoud? Ja, als vaste partner doen we álles en door die samenwerking loopt dat inmiddels als een trein. In drie jaar tijd verduurzaamden we 1.500 woningen en vanuit Trudo is daar maar één fulltime projectleider bij betrokken. Willem Zaat (Trudo), Bart Knaapen en Stefan Arts (projectleider KnaapenGroep) vertellen over de lessen die we de afgelopen jaren leerden en wat het oplevert, zo’n vaste samenwerking voor de langere termijn.

Als woningcorporatie heeft Trudo een grote opgave én ambitie als het gaat om het verduurzamen van bestaande woningen. Een goede samenwerking is daarin essentieel, in eerste instantie om de gewenste resultaten te bereiken binnen het juiste tijdsbestek. Maar minstens zo belangrijk om voor en tijdens de werkzaamheden de huurders goed geïnformeerd en betrokken te houden.

Eerder schreven we in dit artikel al over hoe Trudo ertoe kwam om vaste partners te selecteren en hoe de samenwerking het eerste jaar verliep. Inmiddels zijn we twee jaar verder en realiseerden we veel procesoptimalisaties.

Heldere afspraken
Willem Zaat (Trudo): “In eerste instantie zijn we indertijd voorzichtig gestart met alleen het planmatig onderhoud. Daarna namen we de verduurzamingsmaatregelen ook mee. Zo’n eerste jaar leer je veel over wat wel en minder goed werkt en dat groeide geleidelijk uit naar een vast pakket maatregelen, gecombineerd met planmatig onderhoud. Denk aan het isoleren van het dak en de spouwmuren, het verbeteren van de ventilatie, het toepassen van HR++ glas en zonnepanelen op het dak.”

“Zo’n eerste jaar leer je veel over wat wel en minder goed werkt en dat groeide geleidelijk uit naar een vast pakket maatregelen, gecombineerd met planmatig onderhoud.”

Willem Zaat, woningcorporatie Trudo

Heel veel vertrouwen
Bart Knaapen: “Inmiddels werken we drie jaar aan beide kanten met vaste teams en weten we precies wat we bij welke woning moeten doen. Bovendien is er heel veel vertrouwen. Als wij iets bij een woning tegenkomen en onze voorgestelde aanpak voor die woning is akkoord, dan weten we dat we dat bij alle andere woningen ook zo kunnen doen. En doordat we nu lang van tevoren weten wat we gaan doen, met welke materialen en methodes, kunnen we heel effectief plannen en de bewoners goed informeren.”

Inzicht in elkaars processen
“En,” vult Willem aan, “wij weten bij Trudo budgettair gezien precies waar we aan toe zijn.”

Bart: “Dat is het mooie aan zo’n vaste samenwerking, dat je veel meer zich krijgt op wat er speelt bij de opdrachtgever. Zoals waarom het voor Trudo zo vervelend is om meer- en minderwerk te hebben. Over het budget heengaan levert problemen op, maar eronder blijven ook. Daar zijn immers financieringen voor afgesloten of andere projecten voor on hold gezet. Trudo wil dus in control zijn als het gaat om dat budget. Daarom pasten we het proces van het schouwen en opnemen van de woning aan, zodat er geen verschil meer is tussen de raming en de begroting. De calculator gaat bijvoorbeeld direct mee, de schouw is veel grondiger en in plaats van ramen met kengetallen begroten we direct de werkzaamheden.”

Geen verrassingen meer
Willem: “Wat we ook leerden, is dat we tijdig moeten starten met de opnames voor het jaar daarop. Voor de woningen die we in 2020 aanpakken zijn de opnames in het voorjaar van 2019 gedaan. Dan kan er namelijk bij ons nog bijsturing en besluitvorming plaatsvinden. Nu hebben we op 1 juli de echte begroting voor het jaar daarop binnen. De besluitvorming voor investeringen in dat jaar gaat daarmee over harde bedragen, want in de begroting zit het reële bedrag. We hebben dus geen mee- en tegenvallers en daarmee geen verrassingen meer. Bovendien heeft Knaapen zo ruime voorbereidingstijd en dat is belangrijk, want je hebt tegenwoordig niet meer in één dag de kozijnen op de bouw. Knaapen kan alles echt tot in detail voorbereiden, ook als gaat om de bewonerscommunicatie.”

Een half woord is genoeg
Stefan Arts ervaart als projectleider ook dagelijks welke voordelen de samenwerking oplevert. “Het team is heel goed op elkaar ingespeeld en dat merk je. Een half woord is genoeg, dan wordt het geregeld. Dat kan ook, omdat iedereen weet wat de kaders zijn, maar er tegelijkertijd heel veel vertrouwen is. Dan ga je er tegenaan om het beste product neer te zetten tegen de beste prijs. Je kan echt laten zien wat je in je hebt. Je adviseert en daar worden dingen mee gedaan.”

“Het team is heel goed op elkaar ingespeeld en dat merk je. Een half woord is genoeg, dan wordt het geregeld.”

Stefan Arts, projectleider KnaapenGroep

Elkaar blijven uitdagen
Zijn er ook nadelen aan zo’n vaste samenwerking?

Stefan: “Omdat je steeds meer standaardiseert zou je er te makkelijk over kunnen gaan denken. Je moet wel scherp blijven, de uitdaging ervan blijven zien en je bewust blijven van wat je aan het doen bent. Maar daar zit juist ook onze drive, om het goed te laten lopen. We zijn heel veel productie aan het maken, er lopen veel mensen rond. Dat machientje goed laten lopen, daar zit heel veel uitdaging in. We houden ook continu de markt in de gaten of er innovaties zijn. Je moet rond blijven kijken of er slimmere manieren zijn. Dat wordt ook elke week tijdens het teamoverleg besproken. De ontwikkelingen gaan allemaal supersnel en als iets beter of makkelijker kan gaan we dat zeker proberen.”

Elk jaar bijsturen
Willem: “We laten ook elk jaar door een externe partij een aantal complexen doorrekenen om een check te doen op de prijzen. We willen allemaal goed grip houden op wat marktconform is.

Een externe partij doet daarnaast kwaliteitsonderzoeken en de opmerkingen die daaruit komen nemen we mee in onze jaarlijkse evaluatie. Wat gaat er goed, wat gaat er minder goed? Elk jaar sturen we wel iets bij en die ideeën komen van Knaapen en van ons. Zo houden we elkaar scherp.”

“Áls er dus een keer iets minder goed gaat, dan worden we niet meteen opgeknoopt. We lossen het samen op. Er is echt heel veel vertrouwen. Zo zou ik altijd wel willen werken.”

Bart Knaapen, directeur KnaapenGroep

Elkaar vertrouwen is de basis
Willem: “Er wordt in de markt nog heel traditioneel gedacht. De opdrachtgever maakt het plan, werkt het uit, besteedt het aan, selecteert de goedkoopste en moet elke keer opnieuw uitleggen wat die partij dan moet doen. Er is angst om zich te binden aan één partij, ook omdat wordt gedacht dat je dan meer betaalt. Het tegenovergestelde is waar. Die prijzen laat ik gewoon elk jaar toetsen en verder levert het juist heel veel besparingen op. We hoeven niks meer uit te leggen over welke producten we wel en niet goed vinden en hoe we bewoners willen informeren. Wij sturen dit hele proces nu met twee personen in een parttime baan aan in plaats van met een hele afdeling. En we hebben nog een fractie van de administratie in vergelijk met een traditionele samenwerking. Dus zorg dat je een partij vindt die het vertrouwen dat je geeft waar kan maken en laat de marktpartijen doen waar ze goed in zijn.”