Dagelijks onderhoud is bij een corporatie met 10.000 woningen goed voor zo’n 10.000 facturen per jaar. Het gemiddelde bedrag per factuur bedraagt €132. Het aantal processtappen per reparatie: 67. En de gemiddelde kosten die de bouwer en corporatie daar administratief voor maken: €25. Dat dit efficiënter moet kunnen is helder. Maar hoe?

We zijn ons er in de branche terdege van bewust dat het proces rondom dagelijks onderhoud efficiënter kan. KnaapenGroep stuurt gemiddeld zo’n 10.000 facturen per jaar per corporatie. De afwikkelingskosten per factuur zijn €25, aan onze kant en aan de kant van corporatie. Terwijl het gemiddelde bedrag op de factuur van een reparatieverzoek €132 bedraagt.

Dagelijks onderhoud is, zowel bij corporaties als bij bouwers, een idioot georganiseerd proces met wel 67 processtappen. 67 processtappen voor de reparatie van een kraan van €6,25! Iedereen snapt dat dit anders moet.

Samenwerking is cruciaal

Nu nieuwbouw vrijwel stilligt en renovaties worden uitgesteld vanwege de crisis, liggen juist bij dagelijks onderhoud nog heel veel kansen om tijd en geld te besparen. Daarnaast, en minstens zo belangrijk, kan de service naar de bewoner enorm worden verbeterd (lees hier de mening van Bart Knaapen hierover). Samenwerking tussen corporaties en bouwers is daarvoor cruciaal. Welke oplossingen zien wij?

Het proces verbeteren

67 processtappen voor de reparatie van een kraan van €6,25. Daar zitten heel veel onnodige stappen tussen. Een bewoner belt naar de corporatie, de corporatie mailt de bouwer, de bouwer belt weer de bewoner, medewerkers komen hun instructies halen, elke bon wordt geadministreerd, elke reparatie apart gefactureerd, en ga zo maar door.

We hebben het proces met z’n allen veel te moeilijk gemaakt. We moeten het weer versimpelen. Vanuit de LEAN-gedachte maximale waarde realiseren voor de klant met zo min mogelijk verspillingen. Te beginnen met het integreren van intake en planning. Zodat, als de bewoner belt, we direct met die bewoner een afspraak maken.

Een vaste prijs per woning

We kunnen daarnaast veel processtappen overslaan als we gaan werken met een vaste prijs per woning. We leggen nu bijvoorbeeld erg veel vast. Bestellingen die we doen, belmomenten, bestede uren. Maar hebben we die gegevens wel allemaal nodig? Als corporatie en bouwer een vaste prijs afspreken per woning niet. Dan komt er per woning op een vast moment een totaalfactuur, waardoor de corporatie ook veel beter weet waar hij aan toe is.

Digitalisering

Ook in digitalisering liggen legio kansen om het proces efficiënter te maken. Met de ervaringen die wij nu bij KnaapenGroep hebben met onze Bouwtool weten we dat het met dagelijks onderhoud ook veel sneller en slimmer kan. Alleen al door vanaf het begin in één systeem te werken. Met een app is dat mogelijk. Denk u maar eens in: alle bestellingen van de materialen, alle communicatie met de betrokken partijen en alle andere gegevens op één plek. Zo kunnen we veel sneller werken.

Positieve effecten

Op dagelijks onderhoud kunnen corporaties nog veel geld besparen als we samen naar efficiëntieslagen zoeken. Dat dit daarnaast een enorm positief effect heeft op de service naar de bewoner leest u in dit artikel van Bart Knaapen.