Steeds meer corporaties stellen zich de vraag of zij het dagelijks onderhoud zullen uitbesteden. En zo ja, in welke vorm. Alleen de uitvoering, of de telefonische intake of beide en dan tegen een vaste prijs per verhuurbare eenheid (vhe)? Daan Dorr (organisatieadviseur) helpt corporaties bij het vinden van een antwoord op die vraag. Wat houdt corporaties nu nog tegen om dagelijks onderhoud integraal uit te besteden en waar moeten zij rekening mee houden als zij uitbesteding overwegen?

Daan Dorr merkt het dagelijks in de praktijk, de vraag of en hoe dagelijks onderhoud uit te besteden is booming bij corporaties. Waarom is dit nu zo aan de orde?

Daan Dorr – Business Leader ‘Slimmer Organiseren’ bij Atrivé

Kosten besparen op onderhoud

“De financiële druk is groot bij corporaties. Met de invoering van de verhuurdersheffing staan ze voor hogere kosten en ook de Vestia-affaire heeft voor alle corporaties financiële gevolgen. Daarbij zijn de verschillen in bedrijfs- en onderhoudslasten tussen corporaties groot. De duurste corporatie is wel drie keer duurder dan de goedkoopste. Dat is niet te verklaren vanuit factoren zoals de locatie, maar komt echt door verschil in management. Dit zal gelijk getrokken worden en daartoe liggen onder meer mogelijkheden in kostenbesparing door uitbesteding.”

Minder administratieve rompslomp

“Het dagelijks onderhoud integraal uitbesteden scheelt corporaties veel intern gedoe, met name administratief.”

“Een corporatie met 5.000 vhe heeft ongeveer 5.000 reparaties in een jaar heeft vervolgens ook 5.000 facturen te verwerken in een jaar. Als je bedenkt dat elke factuur een corporatie €40 kost, dan is het voordeel van het hanteren van een vaste prijs per vhe snel berekend. Ook voor de aannemer overigens. Een aannemer maakt gemiddeld €30 aan kosten om een factuur te op te stellen.”

Meer efficiency door procesoptimalisatie

“Datzelfde geldt voor het uitbesteden van de telefonische intake. Reparatieverzoeken van bewoners vormen de helft van alle telefoontjes die een corporatie krijgt. En een corporatie krijgt nogal wat telefoontjes. Integraal uitbesteden van het hele reparatieproces scheelt tijd en geld.”

“Een aannemer kan dit veelal op veel grotere schaal organiseren en daardoor meer efficiency realiseren. Doordat hij het hele proces van intake tot uitvoering in eigen hand heeft kan hij het proces immers optimaal inrichten. Dan moet de corporatie natuurlijk wel kiezen voor een aannemer die hier actief mee bezig is. Die investeert in procesoptimalisatie, lean bouwen, et cetera.”

Verlies van controle?

Zo bezien lijkt het niet eens zo’n hele ingewikkelde beslissing, om het dagelijks onderhoud integraal uit te besteden. De voordelen zijn immers evident. Niets is volgens Daan Dorr echter minder waar.

“Woningcorporaties voelen een grote verantwoordelijkheid op sociaal vlak. In de signaleringsfunctie die zij hebben als het gaat om het welzijn van de bewoners. Dat is ook een van hun kerntaken. Zij kunnen die kerntaak onder meer uitoefenen doordat zij bij dagelijks onderhoud achter de voordeur komen bij bewoners. Als ze dat uit handen geven voelt dat als verlies van controle. Ze willen hier zelf grip op houden.”

Daan Dorr

Ideologische discussie

“Dat maakt de discussie over het uitbesteden van dagelijks onderhoud bijna een ideologische discussie. Je kunt je echter afvragen of die signaleringstaak per se bij de eigen mensen moet liggen. Waarom zou een aannemer dat niet samen met de corporatie kunnen doen? Het gaat er immers om hoe in de praktijk de signaleringsfunctie van de vaklieden die achter de voordeur komen wordt waargemaakt.”

“Het wantrouwen naar aannemers is echter nog groot bij corporaties. Er is in het verleden ook veel mis gegaan. Aannemers moeten hard werken om hun imago te verbeteren. De regie uit handen geven doen corporaties dus niet zomaar. Zeker ook niet, omdat dit gevolgen heeft voor hun eigen mensen, die dan mogelijk hun baan verliezen. Dat zijn zware beslissingen.”

Strategische beslissing

“Tegelijkertijd begrijp ik niet dat veel corporaties op gevoel zeggen: dat is niks voor ons, het uitbesteden van dagelijks onderhoud. Dat is naar mijn overtuiging niet goed. Je moet het, gezien de huidige omstandigheden, op zijn minst serieus onderzoeken. Dat ben je ook verplicht aan je huurders. Het is hun geld dat je uitgeeft. Als je dagelijks onderhoud, door het uit te besteden, goedkoper kunt maken, dan kunnen de huren omlaag.”

“Je moet de feiten dus goed op een rij zetten. Is het goed voor onze klanten? Wat kost het dagelijks onderhoud nu? Hoe werkt de signaalfunctie nu? Hoe efficiënt zijn onze eigen mensen? Maar ook: alles digitaliseert. Grote kans dat de reparatieafspraken binnenkort ook via internet gepland zullen worden. Wat betekent dat voor ICT? Moet je nieuwe systemen aanschaffen? Wat kost dat en welke risico’s brengt dat met zich mee?”

Daan Dorr

“Kortom, dagelijks onderhoud uitbesteden is een grote stap. Een cruciale, strategische beslissing. Die moet je met gezond verstand en op basis van een uitgewerkte business case nemen.”

Grote innovatiekracht in de bouw

“Neem je het besluit dagelijks onderhoud uit te besteden, dan heb je dat vervolgens niet in drie maanden geregeld. Dat is echt een proces om stap-voor-stap aan te vliegen. Kijk om je heen, ga praten met aannemers en kijk eens bij andere woningcorporaties hoe zij het doen.”

“Veel corporaties beseffen niet wat aannemers al doen op dit vlak. Wat voor innovatiekracht er komt uit de bouw op dit moment. Heb je je partner gevonden, laat mensen dan ook wennen aan het idee, neem de tijd voor het traject, maak een beetje verkering. Laat je de liefde langzaam groeien, dan bouw je aan een lange relatie op basis van vertrouwen.”