Met een markt die sterk in verandering is en budgetten die onder druk staan, staan veel corporaties voor de uitdaging om hun bedrijfslasten omlaag te brengen. Doel is hetzelfde te blijven doen, maar dan tegen minder kosten. Oplossingen worden soms gezocht in het snijden in het personeelsbestand. Andere keren in het uitvoeren van minder gepland onderhoud. Veel kansen voor kostenbesparing liggen echter in het mutatieproces. Dyon Noy, directeur-eigenaar van Atriensis (adviesbureau voor energiebesparing en duurzaamheidsvraagstukken): “Een corporatie met 10.000 woningen en gemiddeld 800 mutaties per jaar kan wel tot een half miljoen euro per jaar besparen.”

Dyon Noy – directeur/eigenaar Atriënsis

Volgens Dyon Noy zijn veel corporaties zich er niet van bewust dat ze zoveel geld verliezen in het mutatieproces. Dat komt met name doordat ze onvoldoende inzicht hebben in de integrale kosten. Een gemiste kans, aldus Noy.

Onnodig veel kosten
Corporaties maken volgens Dyon Noy op verschillende momenten in het mutatieproces onnodig veel kosten.

• De aannemer heeft zijn processen niet slim georganiseerd.
• Er is een onduidelijk SLA en een te weinig strikte opzichter.
• Het interne proces is inefficiënt waardoor woningen lang leeg staan.
• Er zijn onnodig veel contactmomenten per mutatie.

Een corporatie met 10.000 woningen en gemiddeld 800 mutaties per jaar kan wel tot een half miljoen euro per jaar besparen.

Dyon Noy

25% besparen
Dyon Noy: “Onlangs was ik bij een corporatie waar ze de mutaties hebben opgedeeld in drie rayons, waarbij voor ieder rayon één aannemer verantwoordelijk is. Gemiddeld zijn in Nederland de mutatiekosten ruim €2.000. Bij deze corporatie gold dat aannemer A €1.500 hanteerde per mutatie, aannemer B €2.000 per mutatie en aannemer C €2.500 per mutatie (allemaal inclusief BTW).”

“Toen ik navraag deed bleek dat de prijsverschillen niet voortkwamen uit onvergelijkbaar bezit, zoals een ander type woningen per aannemer, waardoor de prijs zou kunnen verschillen. Maar uit een slimmere organisatie bij aannemer A en doordat aannemer A in samenspraak met de opzichter van zijn rayon puur maakte wat er volgens het service level agreement (SLA) gemaakt moest worden. En dus geen extra zaken.”

“In dit geval hebben we de verschillen in alle openheid voorgelegd aan alle aannemers en bij aannemers B en C én de opzichters van die rayons aangegeven dat zij op hetzelfde prijsniveau moesten gaan werken als aannemer A. Daarmee bespaart de corporatie 25% op uitvoeringskosten.”

Heldere afspraken maken
“Dat betekent natuurlijk wel dat de corporatie een helder SLA op moet stellen, waar iedereen van op de hoogte is en waar iedereen zich aan houdt. Zo was er bij bovenstaand voorbeeld bij aannemer A een veel striktere opzichter die huurders wees op hun verantwoordelijkheden. Een huurder die het plafond ooit paars heeft geschilderd zal dit bij vertrek zelf moeten overschilderen. Als een opzichter de bewoner hier niet op attendeert wordt het meegenomen in de kosten voor de aannemer.”

“De woonconsulent speelt hierin overigens ook een belangrijke rol. Want ook een woonconsulent kan soms toezeggingen doen zonder op de hoogte te zijn van de financiële gevolgen daarvan.”

De verwachtingen goed managen
“Het is belangrijk hier vanaf begin af aan duidelijk over te zijn naar bewoners. Zo kunnen zij hier ook rekening mee houden gedurende hun woonjaren in de woning (‘Dan misschien toch maar niet het plafond paars’). En je kunt makkelijker terugvallen op die regels als de bewoner de woning verlaat. Hij of zij was immers duidelijk geïnformeerd over de consequenties.”

“Overigens blijkt uit klanttevredenheidsonderzoeken van corporaties dat nieuwe bewoners het vooral belangrijk vinden dat de woning schoon is als zij deze betrekken, en dat afspraken worden nagekomen. Als corporatie kun je de woning soms beter heel goed poetsen en je afspraken nakomen, dan teveel geld besteden aan allerlei, veelal onnodige, technische zaken.”

Ook muteren in bewoonde staat?
Het mutatieproces is volgens Dyon Noy vaak onvoldoende efficiënt, waardoor niet aansluitend verhuurd kan worden en woningen onnodig lang leeg staan.

De woningcartotheek is veelal niet goed op orde, terwijl die gegevens (technische status, label, et cetera) wel nodig zijn om de nieuwe huur te bepalen. Pas na een opname bij de mutatie en verwerking op kantoor kan dan de advertentie worden geplaatst. Dat is allemaal verloren tijd.

Dyon Noy

“Door eenmalig te investeren in een up-to-date woningcartotheek kan vervolgens een woning één dag na opzegging alweer de verhuur in. Bijvoorbeeld de 27ste ‘s ochtends de huurder eruit, de aannemer er meteen in, de 28ste aan het einde van de middag de nieuwe huurder erin. Je kunt daarin mijns inziens zelfs nog verder gaan. Als je meer tijd nodig hebt, waarom zou je dan de technische maatregelen niet kunnen uitvoeren in bewoonde staat en in goed overleg met de nieuwe huurder?”

Eén bezoek in plaats van zeven
“Beperk in het mutatieproces vervolgens ook het aantal contactmomenten. Ik ken een corporatie die alle contactmomenten, gemiddeld zes of zeven, heeft teruggebracht tot één bezoek. Daarbij komen de aannemer, de toekomstige bewoner en de huidige bewoner samen, eventueel met iemand van de afdeling Wonen van de corporatie. De opzichter hoeft hier niet bij te zijn, want de aannemer heeft die technische kennis ook. En door de huidige en toekomstige bewoner bij elkaar te zetten kunnen zij direct afspraken maken over het eventueel overnemen van gordijnen, kasten of andere zaken.”

Een vaste prijs per woning
“Als laatste gaat er heel veel tijd en geld om in administratieve rompslomp. In al die offertes, orderbonnen en andere zaken. Door goede afspraken te maken (bijvoorbeeld een fotoboek: zo laat de klant het achter, zo moet het worden) en een helder processchema te maken, kunnen aannemer en corporatie gaan werken met een vaste prijs per woning. De ene keer valt een mutatie dan misschien wat duurder uit, de andere keer weer wat goedkoper. Uiteindelijk bespaar je zoveel op je administratie doordat je maar één factuur hebt per jaar, dat het voor alle partijen zonder twijfel positief uitpakt.”