Afgelopen donderdag organiseerde KnaapenGroep samen met haar ketenpartners ’thuis, Noorderberg en Partners, Sankomij Installatietechniek en Heezen Bouw en Sloopwerken een Renda on Tour in NaastenBest. Renda schreef daar het volgende artikel over:

Ketenpartners excelleren tijdens Renda on tour

In Best werkt corporatie ’thuis nauw samen met haar ketenpartners tijdens de grondige opknapbeurt van honderdtwintig appartementen. Dat leverde de corporatie en ketenpartners KnaapenGroep, Sankomij Installatietechniek, Heezen Bouw en Sloopwerken en Noorderberg en Partners eind vorig jaar al de Supply Chain Award op.

Reden genoeg voor een grote groep belangstellenden om op 25 juni naar Naastenbest-Oost af te reizen. Daar deelden de ketenpartners alle ins en outs van de samenwerking. Nadat Renda’s Evamarije Smit de gasten welkom had geheten, werden ze in twee groepen verdeeld. Terwijl de ene groep in de bouwkeet werd bijgepraat over de beleidsmatige achtergrond van de ketensamenwerking, ging de andere groep de bouwplaats op. Daar zagen ze wat ketensamenwerking in de praktijk betekent.

Samen werken als 1 bedrijf

Luc Reusken van ’thuis en Bart Knaapen van KnaapenGroep namen het voortouw de gasten iets te vertellen over de achtergrond van de samenwerking. Luc Reusken over de start: “’’thuis is een woningcorporatie die openstaat voor nieuwe ideeën. Dat gaf mij de vrijheid om hier mee aan de slag te gaan. Toen de succesverhalen boven kwamen drijven, was dat natuurlijk een goede motor om op door te gaan.” Reusken heeft nog een tip voor andere corporaties. “Ga er gewoon mee aan de slag en probeer van tevoren niet te veel vast te leggen. Dat vertraagt het proces.” Corporatie en ketenpartners zijn inmiddels bij het derde project aangekomen dat ze op deze manier aanvliegen. Bart Knaapen: “Bij het eerste project vlogen we de samenwerking op stuurgroepniveau aan. Bij de tweede gingen we al wat dieper in de organisatie op projectgroepniveau. Nu, bij het derde project, leggen we de verantwoordelijkheid al echt bij de medewerkers op de bouwplaats.”

Aan de hand van vier concrete onderwerpen gingen Reusken en Knaapen vervolgens dieper op de samenwerking in: ‘Samen werken als 1 bedrijf’, ‘Gezamenlijke doelen’, ‘Van boekwerk naar vier regels’, ‘nieuwe kostenopzet’. Daar kwamen een aantal concrete learnings uit.

• Wantrouwen uit de weg.
• Niet naar je eigen belang kijken, maar het gezamenlijk belang benoemen.
• Juiste mensen met toegevoegde waarde aan tafel.
• Stel gezamenlijke doelen en vier ze met elkaar.
• Geen dik bestek schrijven, maar een uitvraag op hoofdlijnen.
• Geef de juiste mensen verantwoordelijkheid en laat dan los.

Na de presentatie van Knaapen en Reusken was het tijd voor discussie met de zaal. Frank Egelmeers van Heezen Bouw en Sloopwerken en Trudo van Gemert van Sankomij sloten daarbij aan als ketenpartner. Na een wat aarzelend begin kwamen de vragen uit beide groepen los. ‘Wat levert het op’, was daarbij uiteraard een belangrijk onderwerp, waarbij Luc Reusken de aanwezigen een besparing van 15 tot 20% voorhield. Ook de continuïteit van de keten was een puntje. Wat als er uit de stuurgroep (of loodsgroep zoals deze partners hem genoemd hebben) een belangrijke ketenpartner wegvalt? Kun je dan nog verder? Het geheim daarvoor is volgens Reusken om de rest van je organisatie te enthousiasmeren. “Dan gaat het uiteindelijk niet meer om de poppetjes.”

Ketensamenwerking in de praktijk

De andere groep kreeg een rondleiding over de bouwplaats en zag met eigen ogen hoe ketensamenwerking er in de praktijk uitziet. Er werd gestart bij de enige flat waar nog niet gewerkt wordt. Daar gaf Jeroen Rijkers van ’thuis uitleg over de uitvraag die bestond uit een a4’tje met daarop in hoofdlijnen de verwachtingen van de corporatie:

• Exploitatie 18-20 jaar
• Plattegrondwijziging
• Verbetering energielabel
• Goedkope voorraad, dus lage huur

De uitvraag

De ketenpartners werden daarbij uitgedaagd verschillende scenario’s te ontwikkelen. Dat resulteerde in acht concrete voorstellen. Aan de hand daarvan werd uiteindelijk gekozen voor een langere exploitatie en aan en individuele cv-ketel per woning, in plaats van een collectieve oplossing. Intussen was de groep aanbeland bij het complex waar het onderhoudsproject al afgerond is. Daar konden ze mooi zien hoe de uitvraag en de scenario’s uiteindelijk hebben geleid tot het eindresultaat.

Scenario-ontwikkeling

Een mooi leermomentje zat hem voor de samenwerkende partners nog in de snelheid waarmee het technische team de scenario’s ontwikkelde. Binnen een maand was dat geregeld en kon het project opgestart worden. “Dat bracht een dilemma naar boven in de bewonerscommunicatie”, vertelde Irene Neggers van Woningstichting ’thuis. “Normaal informeren we bewoners vier maanden van te voren. Dat redden wij op deze snelheid niet meer.” Neggers liet verder zien welke vormen van bewonerscommunicatie verder gebruikt werden. Uitgebreid kwamen de strip, de scheurkalender, SMS-services en de kijkwoning aan bod. Op het vlak van bewonerscommunicatie kwamen de nodige learnings naar voren:

• Sociaal traject parallel laten lopen met techniek
• Spreek reëel tijdspad af ivm communicatie bewoners
• Durf nee te zeggen
• Leun niet op je oude succes

De lerende organisatie

In de verbeterkeet lieten Janneke de Cort en Mark van Logten van KnaapenGroep vervolgens in de praktijk zien hoe ‘de lerende organisatie’ werkt. Uitvoerder Mark van Logten liet zien hoe hij kleurtjes op een bord gebruikt om aan te geven hoe de belangrijkste punten kwaliteit, planning, veiligheid en bewonerstevredenheid ervoor staan. “Rood betekent directe actie, dezelfde dag nog.” Mensen op de werkvloer krijgen de verantwoordelijkheid en de ruimte om met verbeterpunten te komen. Deze worden dagelijks geformuleerd en opgelost, zo zien we op het verbeterbord. Ook de Bouwtool kwam nog uitgebreid aan bod. Elke dag tijdens de daily stand worden alle voormannen  geconfronteerd met foto’s van de bouwplaats. Daar wordt direct besproken wat beter moet. Dat visuele aspect werkt goed. Niemand wil daar met fout werk geconfronteerd worden.

De gasten die de tour over de bouwplaats gemaakt hadden viel vooral op dat de sfeer in het team zo goed was en dat ketensamenwerking echt in de organisatie geworteld is. Een topvoorbeeld van ketensamenwerking!

Ketenintegratie

Dirk Zuiderberg, die het hele traject namens Noorderberg & Partners begeleide, sloot de middag af met een tip voor de gasten. “Bedrijven die achter je zitten in de keten kunnen een hoop voor je betekenen. Draai je eens om en vraag.”

Fotografie: Jos Lammers