Ketensamenwerking is altijd duurder dan aanbesteden, schreven we in een eerder artikel op ons blog. Bij een aanbesteding leg je specifiek vast wat er moet gebeuren en selecteer je als corporatie op prijs. Dat betekent per definitie dat je een lagere prijs krijgt dan bij ketensamenwerking. Toch? (lees hier het antwoord) In het verlengde daarvan de volgende vraag: hebben ketenteams een houdbaarheidsdatum nodig?

Zoals dat voor alle vormen van samenwerking geldt, ging de ketensamenwerking met onze ketenpartners Woonstichting ‘thuis, Sankomij Installatietechniek en Heezen Bouw in het begin met vallen en opstaan. Je moet elkaar leren kennen, het wiel met elkaar uitvinden, aan elkaar wennen.

We behaalden op ons tweede  project, groot onderhoud aan de Offenbachlaan in Eindhoven, desondanks resultaten waar we nog steeds heel trots op zijn.

• Voorbereidingstijd: 2 maanden.
• Doorlooptijd per woning: 8 dagen.
• Gemiddeld aantal opleverpunten: 0,62 per woning.
• Bewonerstevredenheid: 8,45.

De vergaande samenwerking zorgde ervoor dat we sneller, efficiënter en goedkoper konden bouwen. 15% goedkoper zelfs, dan met een traditionele aanbesteding. De vraag is nu, kun je dat als ketenteam volhouden? Kun je scherp blijven, het elke keer weer beter doen?

Exploitatietermijn van 18 naar 30 jaar

Ons antwoord: ja. Inmiddels werken we samen aan ons derde project, het groot onderhoud aan 120 appartementen in NaastenBest Oost, en hebben we weer enorme stappen gemaakt. De voorbereidingstijd bedroeg voor dit project nog maar 6 weken en was tegelijkertijd veel diepgaander.

Zo hebben we scenario’s ontwikkeld voor de kortere en de langere termijn. Op basis daarvan besloot Woonstichting ‘thuis te kiezen voor exploitatietermijn van 30  jaar in plaats van 18 jaar. Dat leidde namelijk tot een minimale extra bijdrage. Daardoor kan Woonstichting ‘thuis nu ook de esthetische (buiten)kant aanpakken.

Goed op elkaar ingespeeld

Gaat dat dan allemaal vanzelf? Zeker niet. Coen Knaapen (KnaapenGroep): “We zijn inmiddels heel goed op elkaar ingespeeld. Dat heeft heel veel voordelen, maar je kunt ook de neiging krijgen om achterover te gaan leunen. Dat wat het eerste project samen veel overleg en energie kostte gaat nu vanzelf. Dan zullen andere zaken ook wel vanzelfsprekend zijn, toch?”

Irene Neggers (Woonstichting ‘thuis): “We herkenden ze gelukkig al vrij snel zelf, de aannames. ‘Laten we het zo maar doen, dat deden we eerder ook zo’. Of ‘Ach, dat hoef ik Jeroen niet te vragen, ik weet hoe hij werkt’. Toen hebben we het ook direct bespreekbaar gemaakt. Want natuurlijk kun je sneller schakelen doordat je elkaar beter kent, maar elk project staat op zichzelf en als je aannames gaat doen kun je wachten op fouten.”

Scherp zijn en blijven

Coen: “Daar waar we in de eerste projecten door het nieuwe van de samenwerking automatisch op scherp stonden, moeten we elkaar nu bewust scherp houden. Dat doen we onder meer door de lat steeds hoger te leggen. Doelen van de vorige projecten zijn nu randvoorwaarden (bewonerstevredenheid, aantal opleverpunten et cetera) en voor dit project stelden we weer nieuwe doelen. Onder andere betreffende de informatiestroom en de lerende organisatie.”

Lerende organisatie

Misschien is dat laatste ook wel de grootste stap die we als ketenteam hebben gemaakt op dit project. In ons eerste project heeft de stuurgroep (de directies van de bedrijven) geleerd om beter samen te werken en gezamenlijke doelen op te stellen. In het tweede project gold dat voor de projectgroep (de projectleiders, werkvoorbereiders, calculatoren en uitvoerders van de bedrijven).

In dit derde project is de focus echt komen te liggen op ‘de lerende organisatie’. De werkvloer krijgt de verantwoordelijkheid en de ruimte om met verbeterpunten te komen. Om samen na te denken over hoe ze het voor zichzelf en de bewoners sneller, beter en efficiënter kunnen maken.

Bij elkaar in de keuken

Irene: “Een mooi voorbeeld van waar dit toe leidt is toen de schilders de installateur aanspraken tijdens de lean planning. Op de 6^de dag stond het vervangen de cv-ketel gepland, maar optimaal was dit niet, volgens de schilders. Ze planden ter plekke tijd vrij voor de installateur, zodat deze eerder aan de slag kan. We mogen echt totaal bij elkaar in de keuken kijken en dat is een groot verschil met de traditionele manier van werken. Het gezamenlijke belang staat nu centraal en iedereen houdt rekening met elkaar.”

Iedereen een sms

Irene merkt dat dit ook sterk tot uitdrukking komt in de bewonerscommunicatie. “Voorheen was dat echt mijn verantwoordelijkheid. Moest ik het continu onder de aandacht brengen. Nu denkt iedereen erover mee. Bewonerscommunicatie is een vast onderdeel geworden van het project en de projectplanning. De techniek is niet meer leidend, die beheersen we wel. Maar hoe we met elkaar de klant, de bewoner, optimaal kunnen bedienen, dat is leidend.”

We zetten voor dit project weer een strip in, veel persoonlijke gesprekken, de scheurkalender én voor het eerst de sms. Enkele dagen voordat we langskomen herinneren we de bewoners via sms’jes dat we komen. Zodat ze zich daar goed op kunnen voorbereiden.

Irene Neggers, Woonstichting ’thuis

Als één bedrijf werken

Dus, betekent dit alles dat er geen houdbaarheidsdatum nodig is voor ketenteams? Coen: “In het begin moet het vertrouwen nog groeien, maar als dat vertrouwen er is kun je echt als één bedrijf gaan werken.” “Wij hebben als ketenteam inmiddels een enorme snelheid van handelen. Onze calculatoren zitten nu per project bijvoorbeeld een dag bij elkaar om de begroting op orde te krijgen. En dat heeft als voordeel dat dubbelingen worden geëlimineerd, slimmigheden afgestemd en het traject veel sneller verloopt. Dat ging voorheen wel anders, met het eindeloos op en neer sturen van verzoeken per e-mail. De voordelen van goede samenwerking zijn groot en worden, naarmate je langer met elkaar samenwerkt, alleen maar groter. Zolang je per project maar andere doelen stelt, je beseft dat niks vanzelf gaat en elkaar tijdens dagelijks overleg goed scherp houdt.”