Ketensamenwerking is geen kunstje dat van bovenaf wordt opgelegd

8 december 2015

Duurzaamgebouwd schreef het volgende over ons:

Onlangs werd voor de tweede keer de ‘Nyenrode Supply Chain Award 2015’ uitgereikt. ‘thuis, Sankomij Installatietechniek, KnaapenGroep en Heezen Bouw en Sloopwerken wonnen de prijs vorig jaar en dat heeft meer voor dit team van ketenpartners betekend dan het van tevoren had kunnen bedenken. De bedrijven kregen naderhand veel verzoeken om hun kennis en ervaringen te delen. Daar geven ze ook hier graag gehoor aan. Hoe pakten zij het aan en hoe pakken ze nu door?

“Toen we ons vorig jaar inschreven voor de Supply Chain Award hadden we nooit gedacht dat we veel kans maakten om te winnen. Er waren immers diverse andere mooie voorbeelden van ketensamenwerking, dus waarom zou specifiek onze manier van samenwerken zo bijzonder zijn..?”

Bart Knaapen (KnaapenGroep)

Helemaal niet zo gewoon

Bart Knaapen: “Doordat we steeds verder kwamen in het proces van de Supply Chain Award kwamen we erachter dat onze werkwijze helemaal niet zo gewoon is. De spanning begon toen te stijgen. Dat we de prijs ook daadwerkelijk wonnen was een hele mooie bevestiging dat we goed bezig zijn. We zijn echt trots op elkaar en het heeft het teamgevoel versterkt.”

“Die manier van werken was al vrij gewoon voor ons. Dat komt met name doordat de filosofie van ketensamenwerking naadloos aansluit op onze besturingsfilosofie. Geen dikke rapporten, maar medewerkers vanuit kaders de ruimte geven om met hun kennis en kunde het ‘hoe’ van het behalen van de doelen die we formuleren in te vullen.”

Luc Reusken (‘thuis)

Leren loslaten

Luc Reusken: “Intern was het effect bij ons ook groot. ’thuis heeft namelijk als speerpunten ‘klant centraal’ en efficiency / beheersing van bedrijfskosten. Door de goede resultaten (klanttevredenheid van 8,45, korte doorlooptijden en een kostenbesparing van 15%) werden meer mensen enthousiast over deze manier van werken en gaven aan het op hun projecten ook zo te willen aanpakken. We kregen daarnaast veel verzoeken van andere corporaties en bedrijven om onze werkwijze toe te lichten. De vragen die we kregen gingen met name over: Hoe heb je intern binnen ’thuis bij het bestuur draagvlak gekregen voor deze manier van samenwerken?”

“Mijn antwoord daarop is eigenlijk vrij kort: Door los te laten. Het bestuur van ’thuis heeft de organisatie de ruimte gegeven om met een pilotproject pragmatisch aan de slag te gaan met ketensamenwerking. Je kunt aan de start van een project allerlei beren op de weg zien en die ook benoemen. Maar als je alleen maar focust op al het voorbehoud dat je mogelijk hebt, begin je nooit. Je moet als bestuur en leidinggevende echt leren loslaten, de verantwoordelijkheid laag in de organisatie leggen en vertrouwen hebben dat het werkt. Ketensamenwerking is geen kunstje dat van bovenaf kan worden opgelegd. Medewerkers moeten het zelf ervaren en moeten ook fouten mogen maken om van te leren.”

18_procesoptimalisatie_creeert_voorwaarden_01_Dirk_Zuiderveld

Verantwoordelijkheid bij de medewerkers

Bart Knaapen: “Wij hebben het als keten stap-voor-stap aangepakt. In ons eerste project leerde de stuurgroep, de directies van de bedrijven, om beter samen te werken en gezamenlijke doelen op te stellen. In het tweede project gold dat voor de projectgroep, de projectleiders, werkvoorbereiders, calculatoren en uitvoerders van de bedrijven.”

BEST - Mark van Logten tijdens het Daily-stand verleg op de werkvloer.

Uitvoerder Mark van Logten tijdens het Daily-stand overleg in de Verbeterkeet.

“In ons derde project is de focus echt komen te liggen op ‘de lerende organisatie’. De werkvloer krijgt de verantwoordelijkheid en de ruimte om met verbeterpunten te komen. Om samen na te denken over hoe ze het voor zichzelf en de bewoners sneller, beter en efficiënter kunnen maken. Zo zitten we bijvoorbeeld elke ochtend samen in de ‘Verbeterkeet’, om verbeterpunten, de bewonerstevredenheid en informatie van en over de bewoners te bespreken.”

Verdieping en verbreding

Luc Reusken: “De resultaten van de pilot zijn zeer goed en dan zie je dat het vliegwiel gaat draaien. We verdiepen en verbreden onze samenwerking en werken steeds meer als één bedrijf. We kijken samen naar de doelen van het project en hoe we de doelen op de beste manier kunnen behalen.”

Het individuele belang van de ketenpartners is ondergeschikt aan het behalen van de gezamenlijke doelen.

“Zo werkte KnaapenGroep voor een project een aantal scenario’s uit, waarbij enkele scenario’s voor KnaapenGroep zelf aanzienlijk minder werk inhielden. Het individuele belang van de ketenpartners is dan ondergeschikt aan het behalen van de gezamenlijke doelen. We denken project overstijgend. Niet korte termijn, maar lange termijn. En met het vertrouwen dat als de resultaten van het project goed zijn, er wel weer een volgend project komt.”

Continu door ontwikkelen

“Wij zijn nu ook gestart met een tweede keten en tussen die twee ketens is totale transparantie. We presenteren sterke punten naar elkaar en delen successen en ervaringen. Zo is de tweede keten nu begonnen met een project op basis van het ‘one piece flow’-principe, waarbij we vanuit de ‘klant centraal’-gedachte een renovatie benaderen als 69 projecten van één woning, in plaats van één project van 69 woningen. Die ervaringen delen we met de andere keten.”

“Zo ontwikkelen beide ketens zich continu door en halen we steeds betere resultaten. Inmiddels zijn we gestart met de voorbereiding van vier nieuwe ketensamenwerkingsprojecten waarvan de uitvoering in 2016 gepland staat.”