Geen stapels lange brieven meer, maar per dag in één oogopslag zien wat je die dag als bewoner te wachten staat bij renovatie en onderhoud. Dat is nu mogelijk met de nieuwe scheurkalender van KnaapenGroep. Het eerste project: energetische verbeteringen in opdracht van TBV Wonen.

Renovatie in bewoonde staat is altijd ingrijpend, zelfs als het slechts kleine ingrepen betreft. Je krijgt als bewoner immers ‘vreemde’ mensen over de vloer. In je eigen huis. De plek waar je eet en slaapt en je even af kunt sluiten van de buitenwereld als je daar behoefte aan hebt. Bij onderhoudswerkzaamheden wil je als bewoner dan ook weten waar je aan toe bent. Wie komen wanneer welk werk verrichten? Wat betekent dat voor jou en welke voorbereidingen kun je treffen?

KnaapenGroep zet nu voor het eerst een scheurkalender in bij de bewonerscommunicatie. Doel: per woning één overzichtelijke informatiebron bieden voor het complete renovatietraject. Zodat bewoners precies weten wat ze kunnen verwachten.

Geen losse brieven meer

Anneke Knaapen (projectbegeleidster): ‘Voorheen werkten we onder meer met dagplanningen op A4 om de bewoners te informeren over het op handen zijnde werk. Met de scheurkalender zijn al die losse brieven niet meer nodig. Alles wat de bewoners vooraf moeten weten staat erop. Per dag zien ze wat we gaan doen, mét tips voor hoe zij zich daarop kunnen voorbereiden. Is de dag voorbij, dan scheuren ze ‘m af. Het is heel overzichtelijk.’

Van LEAN planning naar scheurkalender

Het was geen gemakkelijke klus om de kalender samen te stellen. KnaapenGroep maakte eerst met alle projectbetrokkenen en ketenpartners een LEAN planning. Anneke: ‘De techneuten, de werkvoorbereiders en de uitvoerder, hebben de LEAN planning vertaald naar individuele planningen per woning. Vervolgens zijn we naar die planning gaan kijken met de vraag: wat houdt dat in voor de bewoner?’

‘Staat er bijvoorbeeld op maandag dat de dakdoorvoer afgekoppeld wordt, dan zetten wij in de kalender dat de ketel wordt afgesloten en de bewoner tijdelijk geen warm water en verwarming heeft. Of staat er op dag 1 dat de woning wordt afgedekt, dan zetten wij de tip erbij dat extra afdekfolie verkrijgbaar is bij de uitvoerder, zodat de bewoner zelf nog spullen kan afdekken als hij of zij dat wil. Daarbij geven we met kleuren aan hoe heftig de overlast zal zijn. Het afplakken van de woning of het aanbrengen van vloerisolatie via de kruipruimte geeft bijvoorbeeld weinig overlast en heeft de kleur groen. Het vervangen van glas geeft gemiddelde overlast en heeft de kleur geel. Grote overlast heeft de kleur rood.’

Rust in de informatievoorziening

Yvonne Meijer van TBV Wonen is erg te spreken over de inzet van de scheurkalender. ‘KnaapenGroep steekt veel energie in de bewonersbegeleiding. Zo hebben we op advies van Knaapen bijvoorbeeld niet één grote informatieavond georganiseerd, maar de bewoners in kleinere groepen geïnformeerd. We merkten dat ze daardoor veel meer vragen durfden te stellen. We hebben tijdens die avond ook de komst van de scheurkalender aangekondigd.’

‘Met de scheurkalender zijn we aangenaam verrast. Het is één document waar alles in staat en dat geeft veel rust in de informatievoorziening. Het is voor bewoners een heel prettig middel om op terug te vallen. Op het karton waar de scheurkalender op is bevestigd staan bijvoorbeeld ook de foto’s, telefoonnummers en e-mailadressen van onze opzichter, de uitvoerder en de projectbegeleidster. En we zijn nauw betrokken geweest bij de totstandkoming, zodat de vormgeving, technische juistheid en de tone of voice op onze manier van communiceren kon worden aangepast.’

Yvonne Meijer van TBV Wonen

Anneke Knaapen heeft de eerste scheurkalenders inmiddels uitgedeeld. ‘Bij de bewoners thuis aan de keukentafel hebben we samen de scheurkalender voor het 10-dagen durende onderhoud doorgenomen. Zij gaven aan goed geïnformeerd te zijn en ik heb daarna ook geen vragen meer gekregen.’

Yvonne Meijer: ‘De werkzaamheden zijn nu nog niet gestart, maar we verwachten dat de opzichter en de uitvoerder straks veel minder gebeld gaan worden en minder vaak dezelfde vragen krijgen. We zijn erg benieuwd naar het uiteindelijke effect. Over enkele weken weten we meer!’