Herkent u dit? Mappen vol notities na opnames in woningen. Bergen losse foto’s. ‘Geeltjes’ die wegwaaien, communicatiestoornissen en discussies over meer- en minderwerk in de uitvoering. Dat is verleden tijd met de Bouwtool van KnaapenGroep. Hiermee legt u alles vast in een iPad-programma dat toegankelijk is voor alle relevante projectleden. Het resultaat: minder faalkosten, een sneller proces, een professionelere uitstraling en minder garantiewerk.

Het is voor niemand nog nieuws dat de faalkosten in de bouw te hoog zijn. En dat de belangrijkste oorzaak ligt in gebrekkige communicatie en gegevensuitwisseling. Rolf Looman, uitvoerder bij KnaapenGroep, vond het een aantal jaar geleden mooi geweest. ‘Al die handgeschreven woningopnames, met aantekeningen op plattegronden, doorgekraste en weer toegevoegde wensen, soms wel 30 pagina’s lang. Die dan vervolgens moesten worden ingevoerd in de computer, waar logischerwijs regelmatig fouten in werden gemaakt. Ik dacht: dat moet makkelijker kunnen.’

KnaapenGroep besloot er direct serieus werk van te maken en startte met de ontwikkeling van een tool voor de iPad. Inmiddels is de Bouwtool alweer twee jaar volop in gebruik en wil niemand bij KnaapenGroep ooit nog terug naar het oude systeem.

Alles op de iPad

Looman: ‘Ik vul de opname nu ter plaatse in op de iPad, maak foto’s en sla die direct op bij de juiste notitie. Ik kan bewoners ook de keuzeopties laten zien. De typen kranen, wastafels, tegels, mét de eventuele extra kosten die een keuze met zich meebrengt. De bewoner, corporatie en ik ondertekenen gemaakte afspraken meteen digitaal, waarna ik alles ook direct verstuur per e-mail. En gegevens blijven altijd bewaard. Ik raak niets meer kwijt en kan altijd zaken nazoeken. Het staat daarnaast ook nog eens veel professioneler.’

Opname, uitvoering en afrekening

KnaapenGroep heeft de Bouwtool nu twee jaar lang uitvoerig getest en (door)ontwikkeld tot een tool voor zowel de opname, als de uitvoering, als de uiteindelijke afrekening. Het effect is duidelijk: verlaging van de faalkosten en een veel efficiëntere werkwijze. De tijd is rijp voor Knaapen om de tool te gaan delen met andere bouwbedrijven. Renda, kennisnetwerk bestaande bouw, brengt de Bouwtool na de zomer op de markt. Bouwend Nederland is aangehaakt om te faciliteren dat de Bouwtool eerst nog bij vijf bouwbedrijven wordt getest.

Praktisch in het dagelijks gebruik

Aebele Kluwer, uitgever van Renda: ‘Toen ik de Bouwtool voor het eerst zag dacht ik: het is eigenlijk wonderlijk dat niemand anders dit al bedacht heeft. Maar de ontwikkeling van een dergelijke tool vraagt om vergaande kennis van de processen én de kennis die nodig is om zo’n tool te bouwen. KnaapenGroep beschikt over beide en dat is bijzonder.’ 

‘Er zijn weliswaar bedrijven die werken met slimme Excel-sheets of geautomatiseerde pdf’s, maar dit gaat veel verder. Bijvoorbeeld doordat je beeldmateriaal kunt laten zien en maken. En je meerdere partijen toegang kunt geven tot de data, maar elk met eigen bevoegdheden. Zodat de opdrachtgever wel het meer- en minderwerk ziet en permanent inzicht heeft in de kosten van het project, maar niet de interne communicatie ziet tussen de medewerkers van het bouwbedrijf. De tool is ook eenvoudig in te richten en heel praktisch in het dagelijks gebruik.’

Minder fouten, minder stress

Arjan Walinga van Bouwend Nederland sluit zich daarbij aan. ‘We hebben de Bouwtool nu aan een aantal bouwbedrijven gepresenteerd en ze waren stuk voor stuk onder de indruk. Het is heel praktisch. Zij zagen direct mogelijkheden om de Bouwtool zelf ook in te zetten. De tool is vanuit de werkvloer opgezet en dat zie je in alles terug. Ik heb er hoge verwachtingen van.’ 

Walinga ziet naast de doorlooptijdverkorting, de makkelijkere samenwerking en het verminderen van fouten nog een ander belangrijk voordeel in het gebruik van de tool. ‘Bij onderhouds- en renovatieprojecten voor corporaties heeft de eindklant, de bewoner, het vaak niet zo breed. Dat de keuzes in zo’n renovatie zo helder getoond worden, inclusief de financiële consequenties, zal de keuzestress bij bewoners sterk verminderen.’

Tijd en geld besparen

De Bouwtool wordt nu in maart, april en mei uitgebreid getest bij vijf renovatiebedrijven. Daarna wordt de tool door Renda op de markt gebracht. Aebele Kluwer: ‘Dat KnaapenGroep de Bouwtool nu beschikbaar stelt aan andere bouwbedrijven past volledig in de moderne gedachte van kennisdeling. De feedback die KnaapenGroep gaat krijgen en de verbeteringen die daarop volgen, daar kan straks iedereen van profiteren. Deze tool gaat een hoop mensen tijd en geld besparen.’