Knaapen

Traditioneel was de samenwerking tussen woningcorporaties en onderhoudsbedrijven vrij hiërarchisch ingericht, maar jaren terug begon dat al flink te verschuiven. Ketensamenwerking kwam op: woningcorporaties betrokken onderhoudsbedrijven steeds vroeger in het project, om meer van hun expertise gebruik te kunnen maken. Als samenwerkingspartners werk je dan niet vanuit je eigen bedrijf, maar vanuit de ketensamenwerking. Iedereen is gelijk en heeft een gelijkwaardige inbreng. ResultaatGericht Samenwerken gaat nog een stap verder. Sterker nog, het is een compleet andere manier van werken.

Continu leren en verbeteren
Dennis (projectleider): “Bij RGS zoek je samen de oplossingen voor de vraagstukken die bij de opdrachtgever liggen met betrekking tot het in stand houden van het woningbezit. Bij KleurrijkWonen hebben wij, Hagemans en Wolters/Nijhuis alle drie een rayon waar we verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, maar samen bepaalden we met KleurrijkWonen de doelen én het proces. Wat is de beste aanpak voor de gekozen levensduur van het vastgoed? Hoe benaderen we de bewoners, hoe keuren we het vastgoed, hoe meten we de kwaliteit? Het heeft grote voordelen als we dat allemaal op dezelfde manier doen. Voor de bewoners, de woningcorporatie en onszelf. Het geeft duidelijkheid, biedt transparantie, is meetbaar en maakt dat je continu leert en het steeds beter doet.”

Organisatieverandering nodig
Mark (bedrijfsleider): “RGS is net als ketensamenwerking een gelijkwaardige manier van werken, maar RGS is projectoverstijgend. Iedereen zet zich er vanuit zijn eigen expertise voor in dat iedere onderhoudseuro juist wordt ingezet. Dat betekent dat je als onderhoudsbedrijf op een andere manier aan tafel zit bij de woningcorporatie. Je denkt mee over strategische beslissingen en moet daar dus ook de kennis en expertise voor hebben in je organisatie. Bovendien is RGS heel gestructureerd, je werkt strak procesmatig van initiatief tot beheer volgens de leidraad RGS. ResultaatGericht Samenwerken doe je er daardoor niet ‘even bij’, er is een organisatieverandering voor nodig.”

Veel betere oplossingen, lagere kosten
De voordelen van RGS zijn groot, weten we inmiddels uit ervaring. “Doordat je van A tot Z samen optrekt, met het vizier op de langere termijn en waarbij iedereen in zijn eigen kracht staat, krijg je betere oplossingen”, vertelt Norman (onze planontwikkelaar). “Je gaat bijvoorbeeld niet meer uit van een onderhoudscyclus van zes jaar, omdat dit nou eenmaal altijd zo is geweest. Je kijkt naar wat specifieke bouwdelen nodig hebben. Daardoor zie je bijvoorbeeld dat niet voor alle bouwdelen elke zes jaar onderhoud nodig is, maar eens in de acht jaar ook kan voldoen. Of je voegt disciplines samen, zoals het schilderwerk en het plaatsen van dubbelglas, zodat je geen dubbele kosten maakt voor onder meer de steigeropbouw.”

Meer continuïteit, beter plannen
“Naast de kostenbesparingen krijg je als corporatie met RGS een betere kwaliteit (die afgestemd is op de complexstrategie), een kortere doorlooptijd en een hogere klanttevredenheid”, vult Mark aan. “En voor ons betekent deze werkwijze dat we meer continuïteit hebben. Voorheen lag ons onderhoudswerk in de wintermaanden nagenoeg stil. Nu weten we al ver van tevoren welk werk uitgevoerd moet worden en kunnen we dus veel beter en jaarrond plannen.” “En”, valt Norman Mark bij, “het werk voor de mannen op de bouw is leuker. Er wordt veel meer aanspraak gedaan op hun vakmanschap. Hen wordt gevraagd mee te denken en ze hebben speelruimte om aanpassingen te doen.”

Ook oog voor de zachte kant van samenwerking
Mark vertelt dat we bij Knaapen echt wel even moesten wennen aan het extreem strakke, procesmatige van RGS. “We hebben nu ook succesvol het traject van VGO-keur doorlopen en dat gaat veel over protocollen, vastleggen en bewijsvoering. Terwijl wij altijd meer zijn geweest van ‘klap op de schouder en gaan’. Maar we zien ook de kracht van dat procesmatige. De RGS-methodiek gaat over de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie leggen. Daar heb je wel goede overdrachten voor nodig, zodat iedereen weet welk eindresultaat je voor ogen hebt en wat de afspraken zijn. Overdrachtsdocumenten bewijzen daarbij hun waarde.”

Tegelijkertijd moeten we oog blijven houden voor die zachte kant. De samenstelling van het team bijvoorbeeld. En dat het uiteindelijk allemaal om vertrouwen draait. Dat is ook mooi aan de RGS met KleurrijkWonen. Hagemans Vastgoedonderhoud, Wolters / Nijhuis en wij vullen elkaar heel mooi aan. We blinken allemaal op een ander aspect uit en dat is een mooie mix die de samenwerking nog sterker maakt.”

Inzicht in elkaars afwegingen en belangen
Veel collega’s van Knaapen volgden al cursussen om de manier van werken en denken van RGS nog beter in de vingers te krijgen. Oók samen met Kleurrijk Wonen, Hagemans en Wolters / Nijhuis.

“Dat is belangrijk”, ervoer Dennis. “Het geeft veel inzicht in de besluitvorming en alles waar een corporatie mee te maken heeft. Als wij inzicht hebben in de complexstrategieën en de duurzaamheidsambitie en deze ook op de juiste manier weten te interpreteren, kunnen we hier de juiste onderhoudsstrategie bij ontwikkelen. Zo voorkomen we een mismatch en faalkosten. Bijvoorbeeld doordat we bij een complex dat op nominatie staat voor sloop geen compleet nieuw verfsysteem aan gaan brengen, maar wellicht met een bijwerkbeurt de eindstreep proberen te halen. Tijdens deze cursus leren we dus ook echt te denken en werken als een verlengstuk van de opdrachtgever. Door samen, met het hele team, de diepte in te gaan in die RGS-methodiek, leer je elkaar nog beter te begrijpen.”

Je doet het, of je doet het niet
Kortom: RGS is een mooie manier van werken, maar wel echt een andere manier van werken. Je doet het of je doet het niet, want een beetje half meedoen, dat gaat niet. Wij doen het, want het past bij ons. Kijken naar de langere termijn, gelijkwaardig samenwerken, vertrouwen hebben in elkaar, ieders expertise maximaal benutten, de verantwoordelijkheid laag in de organisatie leggen en samenwerken met een helder doel voor ogen, dat deden we altijd al. Nu doen we het in de samenwerking met corporaties in vastgoedonderhoud óók op strategisch niveau én heel procesmatig. En dat bevalt goed!