VGO-keur weer behaald! Resultaatgericht Samenwerken past bij ons
Onlangs behaalden wij voor de komende drie jaar weer ons VGO-keur. Hiervoor toetste Kiwa of wij Resultaatgericht Samenwerken in alle facetten beheersen. Een van de toetsingscriteria is de opdrachtgeverstevredenheid. Hierop haalden wij zelfs een score van 4,8 op een schaal van een tot vijf. En dat terwijl we de afgelopen jaren flink groeiden. Manager Planmatig Onderhoud Eric Sidler vertelt in dit interview hoe we RGS zo goed zijn gaan beheersen en welke ambities we nog hebben. “We willen er vooral ook sámen met opdrachtgevers en partners nog beter in te worden.”
“Dat brengt mij ook bij een van onze wensen voor de toekomst en dat is sámen met opdrachtgevers op training om RGS nog beter in de vingers te krijgen. Dat zou de samenwerking nog verder versterken, denk ik.”
Eric Sidler - Manager Planmatig Onderhoud
In ons KnaapenLAB in Son hangt over de hele lengte van de ruimte een enorm schema aan de muur. Dit is de Knaapen Projecten Leidraad: onze procesflow voor Resultaatgericht Samenwerken met opdrachtgevers. Eric Sidler is een van de initiatiefnemers en makers van de flow en begeleidde ook de toetsing voor de hernieuwing van ons VGO-keur.
Strategisch meedenken
“Wij zijn in 2019 bij Knaapen begonnen met Resultaatgericht Samenwerken en in 2020 tekenden we onze eerste samenwerkingsovereenkomst met Kleurrijk Wonen. Inmiddels werken we met veel meer woningcorporaties samen op basis van RGS. Bij Resultaatgericht Samenwerken ben je als onderhoudsbedrijf echt een strategisch partner van de woningcorporatie. Je denkt op de langere termijn mee over strategische beslissingen. Dat past heel goed bij ons als familiebedrijf.”
Afdeling planvorming
“We hebben een flinke organisatieverandering ondergaan om RGS goed in te vullen. Zo is de afdeling Planvorming in korte tijd gegroeid naar 20 mensen. Daardoor beschikken we over de kennis en expertise om mee te denken over de vastgoedstrategie. Om onderhoudsscenario’s en slimme plannen te maken met no regret maatregelen.”
“We namen daarbij ook onze processen onder de loep. RGS is heel gestructureerd. Je werkt procesmatig van initiatief tot beheer volgens de Leidraad RGS. Dat vroeg bij ons om procesveranderingen.”
In één oogopslag wie, wat, wanneer
“Voorheen werkten we bijvoorbeeld met een checklist bij de aanvang van projecten. Wat moeten we allemaal regelen, waar moeten we allemaal aan denken? Flora- en faunaonderzoek bijvoorbeeld. Of bij de gemeente aangeven dat we NUTS-voorzieningen nodig hebben.”
“We merkten alleen dat die checklist ons niets vertelde over hoe dat er dan in de tijd uitziet: wie doet wat en in welke volgorde? We hadden meer inzicht nodig in het proces. En meer standaardisatie van dat proces én de bijbehorende documenten. Zo is onze Knaapen Projecten Leidraad (KPL) ontstaan. We zien nu in één oogopslag wat we wanneer moeten doen en wie dat moet doen.”
‘Heb je hier al aan gedacht?’
“We benutten elkaars kennis daardoor ook beter. We betrekken standaard in het proces bijvoorbeeld al heel vroeg de uitvoerder. Zodat er geen voorstellen worden gedaan die in de praktijk moeilijk uitvoerbaar zijn. En zodat regelmatig de vraag wordt gesteld: ‘Heb je hier al aan gedacht?’. Voorheen gebeurde dat ook wel, maar het was geen standaard.”
“Zo’n gedegen werkwijze levert uiteindelijk een betrouwbaarder MJOB en een betrouwbaardere begroting op voor de woningcorporatie. Bovendien geeft de KPL naast ons, óók onze opdrachtgevers inzicht in de momenten waarop zij beslissingen moeten nemen. We kregen al terug: ‘Wow, wat een groot proces, daar waren wij ons niet van bewust.’ Het geeft inzicht. En inzicht leidt tot meer begrip.”
“We zijn nu alle documenten die bij de verschillende acties en processtappen horen aan het standaardiseren. Zodat we straks altijd op dezelfde manier werken en kunnen verbeteren vanuit een standaard.”
Nog sterkere samenwerking
“We volgen op dit moment met een groep collega’s een verdiepende training over RGS en onze trainer complimenteerde ons met wat we hebben staan. Dat vind ik mooi. Dat brengt mij ook bij een van onze wensen voor de toekomst en dat is sámen met opdrachtgevers op training om RGS nog beter in de vingers te krijgen. Dat zou de samenwerking nog verder versterken, denk ik.”
Meer werkplezier, meer verbinding
Zo brengt Resultaatgericht Samenwerken ons heel erg veel. “Meer werkplezier, meer duidelijkheid, meer professionaliteit, meer verbinding, meer begrip voor elkaar. En natuurlijk minder fouten en daardoor minder frustratie.”
“Dat geeft energie. We zijn trots op wat er nu staat en hebben veel zin om er samen met opdrachtgevers en partners nóg beter in te worden.”