Knaapen

Een prettiger proces ontwikkelen voor de bewoner, dat was voor KleurrijkWonen de aanleiding om van projectmatig onderhoud over te stappen op vraaggestuurd onderhoud aan badkamer, keuken en toilet. De bewoner vraagt daarbij zelf het onderhoud aan en stemt samen met ons en Wolters/Nijhuis (de uitvoerende partijen) af wanneer dit plaatsvindt. De bewoner is meer zelf in controle en staat hierdoor positiever tegenover de werkzaamheden. Bijkomend doel én voordeel: kostenbesparingen door een efficiëntere manier van werken.

Zo slim mogelijk proces
We doen deze werkzaamheden voor KleurrijkWonen dus met Wolters/Nijhuis. Samen zijn we per jaar verantwoordelijk voor de vervanging van 600 badkamers, keukens en toiletten, verspreid over een gebied in een straal van +/-75 kilometer. Deze aantallen worden vanaf 2021 verdubbeld naar ruim 1.200 eenheden. Tachtig procent van de aanvragen komt daarbij binnen door signalering tijdens een reparatieverzoek, twintig procent komt via-via binnen (de buurvrouw heeft het ook laten doen). Een van de eerste vragen die wij onszelf stelden was dan ook: hoe kunnen we dit zo slim en voor de bewoners zo prettig mogelijk inrichten?

Sneller werken, sneller leren
Met hulp van lean-consultant Kees Smulders analyseerden we het proces en kwamen we tot het inzicht dat we het helemaal anders dan anders moesten aanpakken. Namelijk door de werkzaamheden niet uit te voeren per woning, maar per ruimte. Daarbij integreerden we bovendien de verschillende benodigde disciplines (wat resulteerde in prachtige nieuwe functienamen zoals timmerdoor en sloopgieter 😉 ).

Waar we normaal negen verschillende disciplines voor de badkamer inzetten, is dit nu teruggebracht naar vijf. Tachtig procent van de werkzaamheden zijn vakspecialistisch, maar voorbereidende werkzaamheden, zoals het uittekenen van het sloopwerk voor de leidingen, dat kan een timmerman ook.

We hebben nu een badkamer-, keuken- en een toiletteam. Door die uitvoering per ruimte zit er een continue flow in de werkzaamheden, want disciplines hoeven niet op elkaar te wachten. En doordat de werkzaamheden en teams vast liggen, weet iedereen precies wat er verwacht wordt en leren we sneller. Dat heeft een positief effect op de bewonerstevredenheid, verlaagt de kosten voor de corporatie en vergroot het werkplezier.

Open planning met heldere afspraken
Ook een voordeel: er zijn veel minder verkeersbewegingen. Alle drie de teams werken de hele dag op één adres of wisselen maximaal één keer per dag van woning.

Nóg meer verbeteringen realiseerden we door alle materialen te verzamelen op één locatie in een hub en door te werken met een open planning. Onze partners kunnen deze planning ook inzien en met hen maakten we heldere afspraken. Als de keukenleverancier de nieuwe keuken levert, neemt hij de oude weer in bigbags mee. De leverancier van de dixies plaatst vóór de start van de werkzaamheden een toilet voor het personeel in de wijk en in deze dixie staat óók het chemisch toilet voor de bewoners, dat de timmerman op werkdag 1 in de woning plaatst. Door de open planning weet de schoonmaakploeg waar de dixies staan en wanneer ze deze moet reinigen.

Meer dan 10% besparing op de directe kosten
Met deze nieuwe werkwijze zijn er geen pieken in de personeelsbezetting. Dat zorgt voor continuïteit en voorspelbaarheid, voor ons en onze partners, maar ook voor KleurrijkWonen. Onze projectleider Bram Hendriks vertelt welke voordelen dat oplevert: “Door die voorspelbaarheid en continuïteit kunnen we onder meer werken met vier eenheidsprijzen richting de opdrachtgever. Een vaste prijs voor de bouwkundige werkzaamheden voor een keuken, badkamer, toilet én één vaste prijs voor de bijkomende kosten, die we eenmalig per woning in rekening brengen. Eén van de doelstellingen was een kostenbesparing van 10% op de directe kosten. Dat gaan we ruimschoots halen en de kwaliteit is hetzelfde gebleven.”
 

Ook lagere bijkomende kosten
Op de bijkomende kosten, waar onder andere communicatie onder valt, besparen we ook, want die communicatie is door het vraaggestuurde karakter van de werkzaamheden veel efficiënter. Bewoners hoeven niet te worden overgehaald om deel te nemen en de overlast is vaak veel minder heftig dan tijdens een groot onderhoudsproject. Iedere bewoner is anders en extra begeleiding, zoals tijdens een EHBO-gesprek (Eerste Hulp Bij Onderhoud), is lang niet overal nodig. We leveren hierin een stukje maatwerk. Bewoners krijgen nu belangrijke informatie digitaal en/of per post toegestuurd. Willen ze meer begeleiding, dan kunnen ze dit aangeven en geeft onze bewonersbegeleidster een persoonlijke toelichting.

Uitvoerder Fred vertelt bovendien: “Tijdens de technische opname bij bewoners thuis neem ik ook direct de keuzes met ze door en maak ik de offerte op. Een stuk efficiënter en ook voor de bewoners fijn.” In de toekomst willen we de woningcorporatie nog meer ontzorgen door het onderhoudsverzoek ook direct bij ons te laten binnenkomen.

Continu verbeteren
Kortom, deze nieuwe werkwijze brengt heel veel voordelen met zich mee. Voor de bewoners, voor de woningcorporatie en voor ons, de uitvoerende partij. Maar we zijn natuurlijk ook nog steeds aan het leren en verbeteren. Er zijn nog genoeg uitdagingen en we blijven energie steken in het optimaliseren van het proces en in innovaties. Binnenkort starten we met een pilot waarbij we de keuken en het toilet in 1 dag plaatsen. Een mooie uitdaging.