Knaapen

Een vertraging in de ene woning zorgt daardoor direct voor vertraging in de opvolgende woningen. Om heel veel redenen wil je dat niet, waarvan de belangrijkste is dat je bij hoogbouw echt tempo wil draaien (2 woningen per dag), omdat de bewoners anders veel te lang in de overlast zitten (ze krijgen immers ook alles mee van de overige flatbewoners), langer niet kunnen douchen en geen warm water en verwarming hebben.

Doet bij laagbouw een bewoner de deur niet open, dan kun je die woning even overslaan. Bij hoogbouw kan dat niet. Sluiten bij laagbouw door onvoorziene omstandigheden twee disciplines net even niet lekker op elkaar aan, dan kun je nog wel wat schuiven in de planning. Bij hoogbouw kan dat niet.

Uitzonderlijk goed voorbereiden
Om in een vast ritme door te kunnen werken, met zo min mogelijk overlast voor de bewoners, moet allereerst dus de basis goed zijn. Een uitzonderlijk goede voorbereiding is cruciaal. Het hele proces moet voorspelbaar zijn met een duidelijke planning.

Samen met de opdrachtgever en de afdelingen communicatie, planvorming en uitvoering, brengen we voorafgaand aan de renovatie daarom het héle proces in kaart. Zo ontstaat voor het bewonersproces, het technische proces, alle besluitvormingstrajecten en de onderzoeksfases één overzicht met álle beslis- en contactmomenten. Die integrale aanpak zorgt voor inzicht in elkaars processen, nog betere samenwerking en vertrouwen.

Het net verzwaren kost veel tijd
Dat is cruciaal, want allerlei processen kunnen voor vertraging zorgen. Denk aan flora- en faunaonderzoek, het aanvragen van vergunningen, maar in de huidige tijd ook de afstemming met de netbeheerder als het sprake is de overstap van gas naar elektriciteit. Er zal dan immers een netverzwaring nodig zijn en in de voorbereiding kan dat wel 49 weken duren. En de netbeheerder moet later door de bewoners binnen gelaten worden om het gas af te sluiten. Idealiter gaat de netbeheerder daarin natuurlijk mee met alle andere werkzaamheden, zodat die voordeur maar één keer open hoeft.

Aanpak op maat: bewoners centraal
Eén overzicht met álle beslis- en contactmomenten dus. Waarbij we de planning maken vanuit het perspectief van de bewoners en daarbij gedegen afwegingen te maken. Zoals: gaan we zo snel mogelijk door de woning of verdelen we de werkzaamheden zodat er altijd een ruimte beschikbaar blijft?

Zo kwamen we voor de Molenbossenflats in Venlo tot de aanpak waarbij we, om de overlast voor de bewoners te beperken, de werkzaamheden per complex in drie fases uitvoerden. Eerst de balkonuitbreiding (fase 1), daarna de liften en entrees (fase 2) en tot slot het binnenonderhoud (fase 3). Vanwege het vernieuwen van de standleidingen, pakten we de werkzaamheden binnen per strang op. Om de informatie behapbaar te houden informeerden we de bewoners ook per strang en per fase. Mede door deze gefaseerde communicatie was er bijna 100% draagvlak bij de bewoners.

Bij de renovatie van de Cliostede-flat in Eindhoven, een portiekflat uit 1971, kozen we voor publieksvriendelijke steigers en liften waardoor de bewoners veilig in en uit hun woning konden. Om de bewoners hierbij goed te begeleiden (de looproute was immers veranderd en veel bewoners waren op leeftijd) organiseerden we  rondleidingen voor de bewoners. De standleidingen pakten we volgens de plug&play methode aan, zodat bewoners aan het einde van de dag altijd stromend water hadden.

We kiezen er bij hoogbouwrenovaties altijd voor om de bewoners en het bouwpersoneel gescheiden te houden.

Kwetsbare doelgroep
Heldere communicatie is tijdens een renovatie een must. Tussen de betrokken partijen én met de bewoners. Vertellen wat je gaat doen en waarom je dat doet dus. De bewoners stapsgewijs meenemen in het traject en de verschillende fases. En ALTIJD de afspraken nakomen.

Bij hoogbouw vraagt de bewonersgroep vaak ook om nog meer aandacht. In de flats waarin wij werken wonen veelal ouderen en/of mensen met een migratieachtergrond die de Nederlandse taal niet altijd goed beheersen. Communicatie heeft dus extra zorg nodig en het is cruciaal huiskamergesprekken tijdig (maar ook weer niet te vroeg) te voeren. Om aan te voelen hoeveel mensen zo’n renovatie aankunnen en hoeveel wisselwoningen je nodig hebt. Je hebt tijd en capaciteit nodig om die gesprekken te voeren en slimme oplossingen te bedenken.

Ook daarom maken we geen aparte planningen voor de technische werkzaamheden, de logistiek en de communicatie, maar één planning waarin we alles samenbrengen. Zodat iedereen op elk moment precies weet waar hij aan toe is en we de juiste middelen inzetten op de juiste momenten. Gefaseerd, gecontroleerd en behapbaar. De afdelingen communicatie en techniek trekken hierbij samen op, waardoor we niets over het hoofd zien.

Continu verbeteren
Tot slot: zeker omdat het tempo bij hoogbouw tijdens de uitvoering zo hoog ligt is continu evalueren cruciaal. Als de eerste werkzaamheden aan de eerste strang zijn afgerond, bouwen we bijvoorbeeld een evaluatieperiode in van één tot drie dagen. Het uitvoeringsteam krijgt dan de tijd en ruimte om ervaringen te delen, te evalueren en verbeteringen door te voeren om het proces te optimaliseren. Bij de renovatie van de Molenbossenflats in Venlo leek twee woningen per dag renoveren in eerste instantie nog ambitieus. Maar door het blijven doorvoeren van verbeteringen en het optimaliseren van onze werkzaamheden renoveerden we op den duur drie woningen per dag.

Belangrijk hierbij: werken met vaste projectteams die op elkaar zijn ingespeeld en waarvan de teamleden weten wat ze van elkaar mogen verwachten. Ervaringen worden daardoor nog eenvoudiger met elkaar gedeeld.

Geoliede machine nodig
Kortom: bij laagbouw kun je hier en daar nog wel wat schuiven in de planning, hoogbouw kun je maar één keer goed doen, terwijl de bewonersgroep doorgaans extra aandacht nodig heeft en meer overlast ervaart, omdat ze ook alles meekrijgt van de buren. Je hebt dus van A tot Z een geoliede machine nodig, waarbij het sociale aspect en de communicatie feilloos aansluiten bij de techniek.

Verder lezen
Wilt u meer weten over hoe wij grootschalige renovatieprojecten voorbereiden met een gezamenlijke en integrale touchpointanalyse en hoe onze opdrachtgevers dat ervaren? We schreven er dit artikel over: 80% van faalkosten komt door miscommunicatie. Daarom doen wij het nu anders.